Vlekkeloze implementatie van Payt in uw organisatie

WAT WIJ DOEN

Debiteurenbeheer met Payt levert bedrijven met een grote factuurstroom veel voordeel op. Maar het is geen tovermiddel: om optimaal te profiteren moet de software nauw aansluiten op uw klanten en financiële huishouding. Wij helpen u de brug te slaan tussen de techniek van Payt en uw specifieke bedrijfsvoering. Voor een vlekkeloze implementatie, van voorbereiding tot livegang.

In hoofdlijnen op een rij wat u met Payt wilt bereiken

1

Voorbereiding

Waar staat u nu en waar wilt u naar toe? In deze eerste fase van het implementatieproces zetten we onze ogen en oren open in uw organisatie. We kijken mee hoe het huidige debiteurenbeheer is ingericht en luisteren goed naar de wensen voor de nieuwe situatie. Zo zetten we in hoofdlijnen op een rij wat u met Payt wilt bereiken. Ook maken we een planning voor het verdere implementatietraject en zorgen we dat de benodigde onderliggende techniek beschikbaar en op orde is.

De overgang naar Payt betekent niet alleen een technische implementatie, maar soms ook een verandering in werkwijze. Daarom is het heel belangrijk de interne organisatie steeds bij het proces te betrekken. Het meenemen van de gebruikers staat in deze voorbereidende fase hoog op de agenda, zodat zij de voordelen van Payt gaan zien en met positieve energie het implementatieproces instappen.

In hoofdlijnen op een rij wat u met Payt wilt bereiken

Betaalproces exact in kaart & vertaling naar aanpak binnen Payt

2

Inventarisatie

Om een goede doorvertaling naar Payt te kunnen realiseren, brengen we exact in kaart hoe het huidige debiteurenproces eruitziet. Wat stuurt u uit aan facturen? Welke klantgroepen zijn er en is daar segmentatie in? Welke betalingscondities spelen een rol? Wanneer we het complete betaalproces helder in beeld hebben, kunnen we bepalen welke oplossingen binnen Payt het beste bij uw organisatie passen. Het resultaat? Een zo nauwkeurig mogelijke vertaalslag naar een optimaal geautomatiseerd platform dat past bij het DNA van uw organisatie! 

In deze fase inventariseren we ook of de overstap naar Payt veranderingen met zich meebrengt voor de dagelijkse werkwijze. Tegelijk is de overgang een mooie kans om te kijken waar u het betaalproces wellicht efficiënter kunt inrichten. We geven tips en adviezen om het debiteurenbeheer waar mogelijk te professionaliseren en vereenvoudigen. Want hoe efficiënter het proces, hoe beter de interactie met de klant. En dat zorgt weer voor snellere betaling van uw facturen.

Betaalproces exact in kaart
& vertaling naar aanpak binnen Payt

Specifieke inrichting van uw Payt-platform

3

INRICHTING

In deze fase vertalen we de geïnventariseerde eisen en wensen door naar functionaliteit. Samen met Payt werken we aan de inrichting van uw Payt-omgeving, zodat deze zo goed mogelijk aansluit bij de specifieke bedrijfsprocessen. Belangrijk onderdeel van de inrichtingsfase is het maken van de koppeling tussen uw boekhoud- en/of facturatiesoftware en het platform van Payt. Zo ontsluiten we de klantgegevens die Payt nodig heeft om het betaalproces te kunnen automatiseren.

Payt is een online softwareomgeving die voor ieder bedrijf specifiek wordt ingericht. Met onze ervaring op het gebied van bedrijfsprocessen, techniek en software schakelen wij als tussenpersoon continu tussen de situatie binnen uw organisatie en de techniek van Payt. Zo weten alle betrokkenen precies waar we mee bezig zijn.

 

Specifieke inrichting van uw Payt-platform

Verwerken van aandachtspunten & eindcontrole

4

controle

De relatie met uw klant staat natuurlijk voorop. Voor we daadwerkelijk overgaan op het automatisch versturen van facturen en herinneringen, lopen we daarom de huidige stand van zaken grondig bij langs. We zorgen dat alle klantgegevens up-to-date zijn. We passen waar nodig statussen aan. We verwerken een lopende afspraak met een klant. Zo garanderen we een optimale start met een goede klantbeleving voor uw debiteuren. 

Kortom: samen met de debiteurbeheerders controleren we in deze fase de output die Payt weergeeft. We nemen openstaande posten stuk voor stuk of steekproefsgewijs door en verwerken eventuele aandachtspunten. Want natuurlijk wilt u niet voor verrassingen komen te staan.

 

Verwerken van aan-dachtspunten & eindcontrole

Automatisch versturen & functionaliteiten in de vingers krijgen

5

livegang

Het is zover: we kunnen live! Terwijl Payt de knop aan de ‘achterkant’ omzet, zorgen wij aan de voorkant voor een zachte landing. Waar voorheen sprake was van een statisch proces waarbij uw debiteurbeheerders elke factuur door hun handen kregen, is het betaalproces nu automatisch in beweging. Het vergt wat tijd daaraan te wennen en er vertrouwen in te krijgen. Samen met uw mensen kijken wij realtime oplettend mee en staan we paraat als er vragen ontstaan of er onverhoopt toch iets mocht misgaan. 

In deze afrondende fase helpen we gebruikers daarnaast de functionaliteiten van Payt goed in de vingers te krijgen. Onze taak zit er pas op wanneer zij zich vertrouwd voelen met het systeem en de benodigde handelingen zelf kunnen uitvoeren.

 

Automatisch versturen & functionali-teiten in de vingers krijgen

Snel en succesvol
       starten met Payt!

Snel en succesvol starten met Payt!